08-09-2017 09:35 | Door: Rianne Lachmeijer

Martijn Smitt gelooft dat eerlijkheid het langst duurt. De directeur van BAM Infra Business Unit Multidisciplinaire Contracten vindt dat opdrachtgevers en -nemers het lef moeten hebben om transparant te zijn. Al twintig jaar past hij deze visie toe in zijn werk.

We treffen Smitt op de veranda van strandtent Key West Beachhouse. Een café met een ongedwongen, zomerse vibe aan de rand van de Haarrijnse Plas in Utrecht. Een meer dat is ontstaan door zandwinning voor de nabijgelegen wijk Leidsche Rijn en de verdubbeling van de A2.

Al op zijn vierde wist Smitt dat hij wilde bouwen. “Ik heb dit vak gekozen, omdat ik iets voor de maatschappij wil betekenen. We bouwen bruggen en tunnels; dat dient een nut. Ik heb dit vak niet gekozen om rollebollend met een opdrachtgever over straat te gaan.”

Conflictvrije samenwerking

In de bouw zijn conflicten echter vaker regel dan uitzondering. Bij bijna elk project in Nederland ontstaat volgens Smitt vroeg of laat een conflict. Vaak is deze instelling met de paplepel ingegoten.“In de interactie tussen opdrachtgevers en -nemers is het bijna tot een kunst verheven om een zo onduidelijk mogelijk contract op  te stellen. Dat contract wordt dan vaak het doel, terwijl het een middel moet zijn om een doel te bereiken.”

De missie van Smitt is juist tegenovergesteld: “Als je zaken concreet en objectief maakt en op een evenwichtige manier afspraken maakt, dan voorkom je een hele hoop gedoe.” Conflicten verpesten niet alleen de werksfeer, maar kosten simpelweg ook bakken met geld. Op een conflictvrije manier samenwerken is dan ook van groot belang, aldus Smitt. Hij benadrukt dat dit niet alleen vraagt om transparantie, maar ook om mutual trust en een helder gezamenlijk – haast spiritueel – doel.

“Tijdens een project in Zuid-Korea, waar ik meewerkte aan de bouw van een van de grootste tunnelprojecten van het land, hebben we dankzij deze aanpak drie jaar lang nul incidenten en geen enkele contractuele discussie gehad. We hebben zelfs een jaar kunnen inlopen op de planning.”

Smitt praat graag over het project in Zuid-Korea, omdat het voor hem symbool staat voor hoe samenwerken óók kan. Een stuk of zeventig Nederlanders werkten eraan mee. Zelfs de Koreaanse president volgde het project op de voet. “Van projectdirecteur tot bouwplaatsmedewerker, voor iedereen is het een life changing project geworden.” Volgens Smitt is dat te danken aan het feit dat zij samen aan één doel werkten. Op basis van vertrouwen, respect en openheid.

Onverwachte kosten

In de bouw is deze aanpak nog geen gemeengoed. Bij onverwachte kosten, waarbij in het contract onduidelijk is wie hiervoor moet opdraaien, verzinnen partijen graag manieren om zo min mogelijk te betalen. “Vaak ontstaan er conflicten wanneer partijen vervallen in eigenbelangen in plaats van het gezamenlijke projectbelang,” valt Smit op. Nog erger vindt hij het als een partijen net iets meer willen graaien dan waar zij recht op hebben. Ook dit komt voor.

Bij een dergelijke onduidelijke situatie leerde Smitt van een wijze Koreaanse collega: “Als we deze situatie tijdens de onderhandelingen hadden besproken, wat zouden we er toen over hebben afgesproken?” Vervolgens vertaalden Smitt en de Koreaan dit terug naar de huidige situatie. De kwestie was binnen vijf minuten opgelost. De verdeling van de kosten was direct helder. “Door eerlijk zaken te doen en je verantwoordelijkheid te nemen kom je er samen uit,” zegt Smitt.

 

Duurzame samenwerking

Een dergelijke aanpak komt volgens de directeur niet alleen in het buitenland van pas; ook in Nederland vragen projecten om deze ‘duurzame’ benadering. Die begint volgens Smitt met het geloof van de betrokken partijen in een gezamenlijk doel. “Als ik A denk en jij B, dan kan ik jou overtuigen van A en jij mij van B, maar samen bedenken we C. In plaats van een compromis-achtig voorstel bedenken we dan een projectdoel dat ons beiden en vooral het project helpt”, aldus de directeur.

“Naast een gemeenschappelijk doel is het belangrijk dat je elkaars identiteit wilt leren kennen, respect hebt voor elkaar, openstaat voor elkaars belangen en zelf transparant bent. Als je deze zaken scherp krijgt dan voorkom je conflicten. Eigenlijk is het heel simpel: gewoon normaal doen tegen elkaar!

Als je op de lange termijn een gezonde onderneming wilt zijn, dan moet je niet voor kortetermijnwinst gaan. Dan moet je open en transparant durven en kunnen zijn. Daar geloof ik heilig in, maar het vergt wel lef. Je moet durven om je eigen identiteit bloot te geven.”

Ten slotte is het belangrijk om slecht nieuws te durven brengen. Volgens Smitt proberen veel partijen problemen zo lang mogelijk onder tafel te houden. “Het is veel beter om gewoon tegen de opdrachtgever te zeggen: ik heb een probleem,” vindt hij. “Zo kan de opdrachtgever al in een vroeg stadium meedenken over de oplossing van het probleem.”

Marktvisie

Volgens Smitt kan iedereen zich deze manier van samenwerken eigen maken. Zelf kwam hij er twintig jaar geleden voor het eerst mee in aanraking door een training bij Frits Philips Jr. & Partners (FP&P). “Ik was meteen verkocht,” zegt Smitt. “Je gaat in een filosofie geloven of niet. Het is niet een kwestie van een beetje zwanger; je doet het of je doet het niet. Als je erin gelooft dan moet je ook de principes naleven: je moet transparant zijn en jezelf bloot durven geven. Ook wanneer het even niet uitkomt, anders werkt het niet.”

Smitt heeft in het verleden veel collega’s gestimuleerd deze FP&P trainingen te volgen en ook in zijn huidige werkomgeving is hij een groot voorvechter van het trainen van “die andere hersenhelft”. Inmiddels staat duurzame samenwerking bij BAM hoog op de agenda.

Het bedrijf is dan ook één van de founding partners van de Marktvisie, die samen met Rijkswaterstaat is ontwikkeld. Hierin staat een goede, duurzame samenwerking centraal. Deze duurzame samenwerking leidt vervolgens tot betere resultaten.

Persoonlijke missie

In een enkel geval wordt misbruik gemaakt van de openheid en transparantie die kenmerkend zijn voor een duurzame samenwerking. “Als dat gebeurt, benoem ik het, maar ik laat me niet uit het veld slaan”, benadrukt de directeur. “Het is echt mijn missie om voor elkaar te krijgen dat er op een conflictvrije manier wordt samengewerkt. Dat sluit aan bij de reden waarom ik  dit vak heb gekozen. Dus ik houd niet op.”

Harvard-onderzoeker Daniel Shapiro deelt in het boek ‘Duurzaam onderhandelen’ zijn inzichten op het gebied van duurzame samenwerking. Hij ontwikkelde onder meer een nieuw model dat helpt bij het overwinnen van conflicten. Binnenkort spreekt hij in De Balie. Wil je kans maken op op Shapiro’s boek of vrijkaarten voor het event? Klik dan hier.

Foto: Hannie Verhoeven voor BAM Infra